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So gelingt der perfekte Büro-/ Firmenumzug

Büroumzüge scheinen oft kompliziert – sie stellen sich das fertige, neue Büro vor – alle in Ihrem Unternehmen arbeiten und gedeihen in einem neuen, perfekt-organisierten Büro. Die Panik setzt ein, wenn Sie erkennen, dass Sie herausfinden müssen, wie Sie einen Büroumzug vorbereiten und alles in diesem neuen Büro organisieren müssen.

Firmenumzüge beinhalten eine überwältigende Anzahl von buchstäblich und bildlich beweglichen Teilen. Natürlich müssen Sie die ganzen Sachen umziehen, aber Sie müssen auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die vorübergehenden Arbeitsabläufe, die Reorganisation, die Anpassungszeit und vieles mehr berücksichtigen.

Wir von Gründerpresse.de haben eine Liste erstellt, die Sie auf jeden Aspekt Ihres Büroumzugs vorbereitet.

Während Sie diese Liste durchgehen, denken Sie daran, das zu tun, was viele in unserer Gruppe als den wichtigsten Teil des Umzugsprozesses bezeichnen: Mit Ruhe und Bedacht vorgehen!

Die Schritt-für-Schritt-Checkliste für Büroumzüge

Wenn Sie sich auf Firmenumzüge vorbereiten, streben Sie minimale Turbulenzen während des Umzugs an. Egal, ob Sie ein Großraumbüro mit Service oder in einen Co-Working-Space mit Gemeinschaftseinrichtungen umziehen, Planung, Vorbereitung und Kommunikation sind der Schlüssel. Obwohl ein Büroumzug eine anspruchsvolle Aufgabe ist, gibt es Schritte, die Sie unternehmen können, damit alles so reibungslos wie möglich abläuft. Hier ist ein praktischer Leitfaden, der Ihnen hilft, den Umzug ohne unnötigen Stress zu bewältigen.

Überlegen Sie zunächst, wo und wie Sie alle Notizen, Dokumente, Aufgabenlisten und andere umzugsrelevante Dinge aufzeichnen und organisieren. Die Zentralisierung von Informationen verhindert, dass Sie sich später die Haare raufen – wenn Sie sich daran erinnern, dass Sie eine Zeitleiste für den Büroumzug, eine Aufgabenliste und eine Liste mit handschriftlichen Mitarbeiterkommentaren in einem Ihrer Notizbücher haben.

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Wir helfen Ihnen den perfekten Büroumzug zu managen!

Schritt 1 – die Formalitäten & Verträge

Sobald Sie sich für den Umzug entschieden haben, sollten Sie sich um die ersten Schritte kümmern. Idealerweise sollten Sie dies 3 bis 6 Monate vor Ihrem Umzugstermin tun.

Überprüfen Sie Ihren Mietvertrag für Gewerbeimmobilien. Wenn Sie vorzeitig ausziehen wollen, kann das Ihre Kaution kosten. Möglicherweise sind Sie auch für Schäden verantwortlich, die während des Umzugs entstehen könnten. Stellen Sie sicher, dass Sie auf dem Laufenden sind. Stellen Sie ein Planungsteam zusammen, das Aufgaben delegieren kann und für den Umzugsprozess verantwortlich ist. Holen Sie Angebote von verschiedenen Umzugsfirmen ein, um den besten Service und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden. Finden Sie heraus, ob Sie eine Umzugsversicherung für wichtige Geräte und Maschinen benötigen. Legen Sie Ihr Umzugsbudget fest, um überhöhte Ausgaben zu vermeiden.

Schritt 2 – sinnvolle Kommunikation

Sobald Sie Ihr Umzugsdatum bestätigt haben, ist es wichtig, interne und externe Parteien über Ihren bevorstehenden Umzug zu informieren. Benachrichtigen Sie Ihren derzeitigen Vermieter und/oder Hausverwalter und geben Sie eine offizielle Kündigung ab. Informieren Sie dann alle Ihre Teammitglieder über das Umzugsdatum und die neue Büroadresse.

Legen Sie anschließend eine Masterliste der Personen an, denen Sie eine Adressänderung schicken müssen – wichtig dabei:

  1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiterliste auf dem neuesten Stand ist.
  2. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden- und Dienstleisterliste auf dem neuesten Stand ist.
  3. Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder im Voraus wissen, welche Aufgaben sie haben werden.

Reservieren Sie einen Termin bei der von Ihnen gewählten Umzugsfirma. Informieren Sie Ihre IT-Abteilung über den Umzug und besprechen Sie, welche Technik für den Tag benötigt wird und benachrichtigen Sie lokale Partner, Tochtergesellschaften und Lieferanten über den bevorstehenden Umzug, insbesondere diejenigen, die von der Änderung Ihrer Adresse und Kontaktinformationen betroffen sind.

An wen Sie Mitteilungen über die Adressänderung senden sollten:

● Kunden und Partner,

● Alle Berufsorganisationen, denen Sie angehören,

● Briefpapierdienste,

● Banken und Finanzinstitute,

● Jegliche Lebensmitteldienstleister,

● Telefongesellschaft,

● Serviceunternehmen für Fotokopierer oder Drucker,

● Versicherungsgesellschaften,

● Irgendwelche Buchhaltungsabteilungen und

● Internet-Dienstleister

Schritt 3 – Vorbereitung

Jetzt ist es an der Zeit, sich Gedanken über die Logistik des Umzugs Ihrer gesamten Büroausstattung von einem Raum in einen anderen zu machen. Besorgen Sie sich dafür einen detaillierten Grundriss Ihres neuen Raums und messen Sie den neuen Büroraum aus und planen Sie, wie Sie die Dinge anordnen werden. Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Büromöbel.

Beraten Sie sich mit einer Möbelfirma über neue Möbel, die Sie benötigen könnten.

Geben Sie bei Bedarf Bestellungen für neue Möbel und Schreibwaren auf.

Vereinbaren Sie bei Bedarf externe Lagermöglichkeiten. Weisen Sie den einzelnen Abteilungen Farbcodes zu. Arbeiten Sie einen detaillierten Grundrissplan aus und weisen Sie den einzelnen Abteilungen farblich gekennzeichnete Aufkleber zu.

Am besten weisen Sie jedem Mitarbeiter eine Nummer zu, und versehen Sie seinen Schreibtisch und seine Geräte mit der entsprechenden Nummer. Definieren und benennen Sie weiterhin Gemeinschaftsräume auf Ihrem neuen Grundriss klar und unterschreiben Sie alle offiziellen Papiere, Genehmigungen und Lizenzen.

Buchen Sie auch wichtige Parkplätze für den Umzugstag und vereinbaren Sie einen Reinigungsservice für Ihr derzeitiges Büro und die neuen Räumlichkeiten.

Das müssen Sie unbedingt noch beachten:

Organisieren Sie wichtige Dokumente richtig

Verwenden Sie nun die Methode, die Sie in Schritt eins festgelegt haben, um wichtige Dokumente zu organisieren, einschließlich Versicherungsunterlagen, Verträge, Vereinbarungen und andere Unterlagen.Wenn Sie noch keine Verträge und Vereinbarungen haben, können Sie einfach einen Platz dafür freimachen, damit Sie später besser organisiert sind.

Kündigen Sie den RECHTZEITIG Umzug an

Planen Sie eine ausführliche E-Mail, einen Newsletter-Beitrag, eine Präsentation im Rathaus oder ein kurzes Video, um die Mitarbeiter über den großen Firmenumzug zu informieren.

Die Ankündigung sollte umfassend sein, unabhängig davon, welches Format Sie wählen. Die Mitteilung muss den Mitarbeitern alles sagen, was sie wissen müssen. Je detaillierter Sie die Kommunikation gestalten, desto einfacher wird es für sie sein, alle Schritte des Büroumzugs zu verstehen.

Hier sind noch einige Punkte, die in die Ankündigung gehören:

  • Name und Adresse des neuen Büros
  • Umzugsdatum/Daten
  • Hauptmerkmale des neuen Büros
  • Begründung für den Umzug
  • Was die Mitarbeiter jetzt tun müssen…

…und welche zukünftigen Umzugsinformationen die Mitarbeiter erwarten sollten

Nach der ersten Ankündigung sollten Sie einen Weg planen, wie Sie mit den Mitarbeitern während des Umzugs sprechen können.

Legen Sie Ihr Budget und den Einkaufsprozess fest.

Holen Sie sich von der Unternehmensleitung ein Budget (am besten auf Papier) und legen Sie Richtlinien für die Abwicklung aller umzugsbezogenen Einkäufe fest. Werden Sie eine Firmenkarte verwenden können? Werden Sie Rechnungen einreichen müssen? Wer (wenn überhaupt) muss Ihre Einkäufe oder Lieferantenverträge genehmigen?

Dieser Schritt wird Ihnen helfen, sich den Umzugsprozess vorzustellen. Wenn Sie z. B. ein dreiköpfiges Team benötigen, das alle Einkäufe und Verträge abzeichnet, können Sie zusätzliche Zeit für alle Aufgaben einplanen, die mit Einkäufen zu tun haben.

Bestätigen und notieren Sie wichtigsten Details

Bestätigen und notieren Sie Schlüsseldetails, die den Umzug beeinflussen könnten. Dazu gehören: Wenn Sie mit einem knappen Budget umziehen, wird Sie eine Inventarliste daran erinnern, dass Sie tatsächlich alles einpacken müssen, was in dem alten Vorratsschrank schlummert. Wenn Ihre neue Küche doppelt so groß ist wie die alte, Ihre “Mitnahme”-Liste aber nur ein paar Grundlagen enthält, dann müssen Sie vielleicht einen Haufen neuer Küchenutensilien besorgen.

Finden Sie Freiwillige für ein Umzugskomitee

Versuchen Sie nicht, alles alleine zu machen. Fragen Sie, ob jemand einem Umzugskomitee beitreten möchte! Stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgaben umreißen, bevor Sie Ihren Aufruf machen. Einige Standardaufgaben sind.

Machen Sie ein paar Erkundungsgänge

Selbst die detailorientiertesten Menschen können ein paar bewegende Details übersehen. Machen Sie ein paar lange, langsame Spaziergänge durch das Büro und machen Sie sich Notizen, besonders wenn Ihnen Dinge auffallen, die:

  • Bewegliche Hindernisse darstellen
  • eine große Vorbereitung erfordern
  • Leicht vergessen werden können

Planen Sie bei Bedarf einen Büro-Lagerverkauf

Wenn Sie sich von teuren Gegenständen trennen, wie z.B. Schreibtischen und Stühlen, planen Sie einen Lagerverkauf, damit Sie etwas Geld für neue Gegenstände zurückbekommen. Beginnen Sie früh mit dem Packen, um einen überwältigenden Umzug zu vermeiden. Erledigen Sie den Prozess in kurzen, überschaubaren Schritten. Teilen Sie Ihre Gegenstände in eine dreiteilige Liste ein. Fangen Sie mit den “Frühaufstehern” an und machen Sie einen Packplan für die anderen.

Veranstalten Sie (virtuelle) Treffen des Umzugskomitees

Anhand des Umfangs Ihres Umzugs sollten Sie feststellen, wie häufig sich diese Gruppe treffen muss. Normalerweise sollten wöchentliche Treffen alle Grundlagen abdecken.

Überlegen Sie sich vor den Treffen genau, was Sie besprechen möchten oder wozu Sie Hilfe benötigen. Versenden Sie eine einfache Tagesordnung, damit die Teilnehmer mit Ideen im Schlepptau zu den Treffen kommen können.

Ihre ersten paar Treffen werden sich wahrscheinlich um das Planen und Reden drehen. Versuchen Sie, etwas gutes Packen und Organisieren in Ihre Treffen einzubauen, wenn Sie dem Umzugstag näher kommen.

Essenziell – Sprechen Sie mit den Mitarbeitern!

Nachdem die Ankündigung ein paar Wochen Zeit hatte, sich zu setzen, sprechen Sie mit den Mitarbeitern, um ihr Feedback einzuholen. Holen Sie Feedback zu Aspekten des Umzugs oder des neuen Büros ein, die Sie einigermaßen kontrollieren und in Ihren Planungsprozess einbeziehen können.

Wenn Fragen eintreffen, stellen Sie sie in Ihre Kommunikation im Q&A-Format ein. Dies wird hoffentlich die Fragen reduzieren, die Ihren Posteingang überfluten.

Status-Updates. Jeder wird wissen wollen, was vor sich geht. Teilen Sie den Mitarbeitern mit, welche Aufgaben Sie erledigt haben und was Sie noch zu erledigen haben, damit sich alle informiert fühlen. Änderungen im täglichen Leben. Zeigen Sie auf, wie sich der Umzug auf die täglichen Routinen der Mitarbeiter auswirken wird.

Verwenden Sie das gesammelte Mitarbeiter-Feedback, um den neuen Plan zu erstellen. Schicken Sie ihn zur Durchsicht an alle Mitarbeiter, damit Sie genügend Zeit haben, um alle gewünschten Änderungen vorzunehmen.

Legen Sie einen Stichtag für Änderungen fest; Sie brauchen einen absolut endgültigen Sitzplan, damit der Rest der Verpackung ein Erfolg wird.